Alle anmeldelser som Sodexo mottar lagres i et saksbehandlingsprogram. Avhengig av sakens natur, graden av hast og potensiell påvirkning på selskapet, kommer saken til å håndteres av utvalgte personer.
Anmeldelsen gjennomgår en første vurdering og om nødvendig kommer en mer inngående undersøkelse til å gjennomføres. Du kommer til å informeres om det som oppdages, f.eks. om uregelmessigheter har blitt oppdaget. Vi kommer kanskje ikke til å kunne oppgi alle fakta og heller ikke hva anmeldelsen resulterer i på grunn av sikkerhet og beskyttelse av enkeltpersoner og pga. juridiske aspekter.
Utredningen kommer til å gjennomføres uavhengig, rettferdig og saklig med respekt for alle involverte og i henhold med lover, avtaler og retningslinjer. Detaljene i din anmeldelse, din identitet og identiteten til til de som nevnes i anmeldelsen forblir anonyme gjennom hele utredningen og deles kun med de personene som må kjenne til detaljer.
Om du blir spurt så er du nødt til å delta i en utredning og da må du besvare alle spørsmål så ærlig og utførlig som du kan. Misvisende eller falsk informasjon samt å forsinke, forvanske eller å nekte å samarbeide rundt utredningen kan føre til disiplinære tiltak. Alle som berøres av anmeldelsen, inklusive den som er anklaget, har rett til at saken håndteres konfidensielt, for å unngå at noens rykte skades unødig. Derfor må du, om du har anmeldt en sak eller kjenner til et som pågår, håndtre informasjonen konfidensielt, dvs ikke snakke med noen om det du vet. Om misforståelser/uregelmessigheter oppdages gjennom en anmeldelse kan disiplinære tiltak vedtas i henhold til lover og avtaler.
Utredningen kommer til å gjenomføres innen rimelig tid, oftest innen 3 til 6 måneder slik at rette avgjørelser kan fattes, uansett hvem anmeldelsen gjelder.
Om du anser at en sak som du selv har anmeldt eller anmeldelser som gjelder deg selv ikke ble utredet og håndtert på korrekt eller saklig måte skal du rapportere dette til selskapets Group Ethics Officer:
SODEXO GROUP ETHICS OFFICE
255 quai de la Bataille de Stalingrad
92866 Issy-les-Moulineaux
Cedex 9 France
ethics.group@sodexo.com