Speak up!

Målet med disse instruksjonene er:

• Å oppmuntre medarbeidere og ansatte i Sodexo til å rapportere mistankener eller observasjonene så raskt som mulig, med trygghet rundt at bekymringene deres vil tas på alvor og at passende undersøkelser vil finne sted, og at deres anonymitet vil respekteres.
• Å gi ansatte og medarbeidere retningslinjer til hvordan de skal varsle.
• Å betrygge medarbeidere og ansatte rundt at de kan varsle uten å være redde for represalier, selv om det viser seg at det de rapporterer ikke viser seg å være tilfellet.

Det kan skje at denne policyen avviker fra lokale lover i noen land. I slike tilfeller vil lokale lover alltid gjelder over denne policyen. På den andre siden, om denne policyen dekker mer enn lokale lover gjelder denne policyen med mindre det fører til at man gjør noe ulovlig. “Sodexo” refererer til Sodexo SA, alle datterselskaper og selskaper som kontrolleres av Sodexo gruppen i verden.

Alle som jobber for Sodexo kan varsle. Det gjelder også de som Sodexo har relasjon til som leverandør, kunde, bruker, gjest osv. som vil rapportere om bekymringsverdige forhold. 

Hva kan varsles om? 

Sodexos Speak Up kan benyttes til å varsle om mistanker eller informasjon om uregelmessigheter i foretaket som lovbrudd eller brudd på foretakspolicyer som f.eks bedriftsintegritet eller andre policyer og bestemmelser innen foretaket. 

Noen eksempler på misbruk av virksomheten:

• Uregelmessigheter i regnskap og revisjon
• Bestikkelser og andre kriminelle handlinger
• Interessekonflikter
• Skape eller ignorere farer innen arbeidsmiljø eller sikkerhet
• Forfalsking av selskapsrapporter
• Fysisk skade
• Tyveri av penger eller varer
• Ikke autoriserte rabatter
• Vandalisme
• Trakassering

En varsling vurderes som en handling “i god tro” når en gir informasjon som man tror er omfattende, rettferdig og nøyaktig som gjør at man med god grunn tror på informasjonen som gis, selvom det i ettertid kan vise seg at mistankene var feil.

Du må aldri selv etterforske saken, heller ikke finne bevis for å bygge en sterk sak. Vi garanterer at ingen form for straff eller andre konsekvenser vil bli ivertsatt mot deg om din varslede mistanke senere viser seg å være feil.

Sodexo Speak Up er ikke en nødtelefon eller en erstatining for å kontakte nødetater. Informasjonen du sender inn vi denne servicen vurderes ikke alltid med en gang. Om du står i en livstruende situasjon eller mener at du står i fare for å bli truet eller skader, kontakt ditt lokale politi eller andre nødetater umiddelbart.

Som en generell anbefaling er den første personen du bør ta din sak opp med din nærmeste leder. Du kan også velge å dikutere saken med HR-ansvarlig, intern revisor eller juridisk rådgiver.
  
Om du mistenker kritikkverdige forhold og genuint mener at saken ikke kan løses gjennom tilgjenglige kanaler kan du bruke Sodexo Speak Up Services. Dette gir deg muligheten til å rapportere bekymringer konfidensiellt og på ditt egen språk. Tjenesten drives av en uavhengig tredjepart som er tilgjenglig 24/7, 365 dager i året.

Det er to måter å rapportere gjennom Speak Up på:

• Legg inn en sak online på www.speakup.sodexo.com
• Rapportere på telefon, ring Sodexo Speak Up nummeret i ditt land, finn dette og flere instruksjoner på www.speakup.sodexo.com

Når du varsler om en sak, informer så detaljert som mulig så det er mulig å gjøre en grundig vurdering og undersøkelse av saken, slik som:

• Bakgrunnen, historien og grunnen til dine bekymringer
• Navn, datoer, steder og andre relevante data
• Relevante dokumenter som kan støtte din varsling
   

Alle som benytter seg av Speak Up er beskyttet. Du kan være sikker på at du ikke vil utsettes for konsekveser på grunn av din beslutning om å varsle om en sak i god tro. Ingen former for trusler, konsekvenser eller straff vil tolereres, om dette allikevel skjer vil det behandles som en disiplinærsak.

Du kan dele dine bekymringer anonymt, men det oppfordres til å avsløre din identitiet da det vil være vanskelig eller umulig å undersøke varslinger som gjøres anonymt.

Etter du har rapportert en bekymring vil du motta en unik kode (adgangsnummer). Nummeret kan brukes til å ringe opp eller gå inn på Sodexo Speak Up nettsiden for å sjekke fremgangen i saken din. Du vil også kunne se om saksbehandleren din ønsker mer informasjon eller har oppfølgingsspørsmål. Om du ønsker kan du legge til tilleggsinformasjon. Nummeret/koden din er spesielt viktig om du varsler anonymt siden du bare kan kontaktes gjennom nettsiden i disse tilfellene.

Alle anmeldelser som Sodexo mottar lagres i et saksbehandlingsprogram. Avhengig av sakens natur, graden av hast og potensiell påvirkning på selskapet, kommer saken til å håndteres av utvalgte personer. 
  
Anmeldelsen gjennomgår en første vurdering og om nødvendig kommer en mer inngående undersøkelse til å gjennomføres. Du kommer til å informeres om det som oppdages, f.eks. om uregelmessigheter har blitt oppdaget. Vi kommer kanskje ikke til å kunne oppgi alle fakta og heller ikke hva anmeldelsen resulterer i på grunn av sikkerhet og beskyttelse av enkeltpersoner og pga. juridiske aspekter.

Utredningen kommer til å gjennomføres uavhengig, rettferdig og saklig med respekt for alle involverte og i henhold med lover, avtaler og retningslinjer. Detaljene i din anmeldelse, din identitet og identiteten til til de som nevnes i anmeldelsen forblir anonyme gjennom hele utredningen og deles kun med de personene som må kjenne til detaljer.
  
Om du blir spurt så er du nødt til å delta i en utredning og da må du besvare alle spørsmål så ærlig og utførlig som du kan. Misvisende eller falsk informasjon samt å forsinke, forvanske eller å nekte å samarbeide rundt utredningen kan føre til disiplinære tiltak. Alle som berøres av anmeldelsen, inklusive den som er anklaget, har rett til at saken håndteres konfidensielt, for å unngå at noens rykte skades unødig. Derfor må du, om du har anmeldt en sak eller kjenner til et som pågår, håndtre informasjonen konfidensielt, dvs ikke snakke med noen om det du vet. Om misforståelser/uregelmessigheter oppdages gjennom en anmeldelse kan disiplinære tiltak vedtas i henhold til lover og avtaler.
  
Utredningen kommer til å gjenomføres innen rimelig tid, oftest innen 3 til 6 måneder slik at rette avgjørelser kan fattes, uansett hvem anmeldelsen gjelder.

Om du anser at en sak som du selv har anmeldt eller anmeldelser som gjelder deg selv ikke ble utredet og håndtert på korrekt eller saklig måte skal du rapportere dette til selskapets Group Ethics Officer:

SODEXO GROUP ETHICS OFFICE  

255 quai de la Bataille de Stalingrad                            

92866 Issy-les-Moulineaux  

Cedex 9 France 
  
ethics.group@sodexo.com